【第6回】情報伝達でロスを発生させないための意識とは？(名言で納得！仕事のコツ３３)

あけましておめでとうございます。

今年もよろしくお願いします！

 

2020年のスタートは

「名言で納得！仕事のコツ３３」の

第６回からのスタートです！

=========

 

複数の人へ向けた発信の

最終回３回目になります。

 

前回は主に

「スタンス」

について触れました。

 

➡

 

今回は

「動き方」

がテーマです。

 

💡

 

しっかり準備して

端的に

興味をひきながら

熱意をもって

リーダーが会議でメンバーに

メッセージを伝えたとします。

 

😛

 

「めでたし、めでたし」

と思ったところ、

実はそのとき

急遽、取引先にいっていて

不在だった方がいました。

 

===

「この間、言ったじゃないか」

「えっ、聞いてませんよ」

「あれ、いなかったんだっけ」

===

 

「単なる伝達不備」

ですむ程度の内容で

あればまだいいのですが、

 

重要事項の伝達漏れにより

作業に手戻りが発生してしまったり

場合によっては

大きな損失が発生してしまうことも

あるわけです。

 

😐

 

朝礼や会議など

対面で重要事項を伝える際は

伝達者は必ず

メール等でも補足することで

不在者に”伝達漏れ”が

生じないように配慮すべきですね。

 

仮に、不在者がいなくても

伝達事項を徹底するためには

常に「補足手段」での

フォローを欠かさないように

すべきなのです。

 

😉

 

それは、

・きちんと聞いていない

・きちんと伝わっていない

・その後忘れてしまう

ケースも多く発生するからです。

 

なんだ、

当たり前のことじゃないか

とか

大した話じゃないな

と思う方も

いらっしゃるでしょう。

 

ただ、

こういった細かな配慮が

できていないことによる

ミスやロスって

どこの職場も結構あるはずです。

 

積もり積もって

結構な「損失」が発生しています。

 

「働き方改革」

「生産性向上」

「組織力向上」

 

こういった当たり前だけど

できていないようなことを

見直すだけでも

全然違ってきますよ。

 

💡

 

ここまでは

「情報伝達の不備」

を防ぐ動きについての

話でした。

 

➡

 

次のポイントは

「スピード」

です。

 

とにかく世の中の動きは

年々早まっています。

 

テクノロジーの進歩、

グローバリズムの進展、

競争の激化により

ひと昔前と比べると

ビジネススピードは

各段に上がっているといえるでしょう。

 

😯

 

とにかく情報の共有、展開は

正しい相手に

速やかに

行っていくこと

が大切です。

 

大事な情報が

上層部で止まっていたなんて

ことが発生しないように

情報が回ってきたら

必要となる関係者には

速やかに連携することは

非常に大切なことです。

 

😉

 

リーダークラスからしたら

そんなに急がなくてもいいように

感じた情報でも

現場担当者からすれば

非常に大事な情報もあるわけです。

 

それを早く知っていることで

商談がうまくいったり、

仕事が早く回ったり、

発注を中断することで

余計なコストを大幅カットできたり

なんてこともあるわけです。

 

😕

 

ですので、情報の上流工程に

位置している人は

「守秘義務」がある情報以外は

速やかに情報共有することを

強く意識することが大事です。

 

間違っても

 

「自分が重要情報を

先行把握していること」

 

に満足して

大事な情報を止めているなんてことに

ならないようにしたいものです。

 

「伝達漏れ」

「伝達遅れ」

 

が発生していないような

 

「仕組み作り」

「スピード」

 

を徹底しましょう！

 

➡

 

最後に

少しおまけのような感じになりますが、

何かを伝えるときに

１つ気をつけたいことです。

 

 

「絶対に●●です」

 

のような発言をされる方がいますが、

少し気をつけた方がいいかもしれません。

 

100%間違いのない

根拠を示したうえでの

発言ならいいのですが、

根拠もなく軽々しく

「絶対」

と言うと、

反対意見の聞き手は反発しますし、

信用も失いかねませんから。

 

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

「自分の意見は絶対に正しい」と

決めつけないことが

相手から余計な反感を招かないコツです。

 

（人材活性化コンサルタント　前川孝雄）

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

 

以上で、”３回シリーズ”で

お伝えしてきました「複数の人へ向けた発信」

を終わります。

 

最後までお読みいただき、

ありがとうございました。

 

　＊　Daizy　＊

 

 

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