【第9回】タスク管理で気をつけたい「３点+α」とは？(名言で納得！仕事のコツ３３)

どんな仕事においても

うまく進めていくのに

”タスク管理力”

は非常に重要です。

 

😎

 

一般的なビジネスシーンにおいて

「タスク」とは

「労働者が遂行すべき

仕事や作業のこと」

をさします。

 

ここで

タスク管理力をあげるうえで

ぜひ確認しておきたいのが、

ＩＴ分野における

「タスク」の定義です。

 

😆

 

ネットで調べると、

「コンピュータが処理する作業の

最小単位のこと」

とあります。

 

この最小単位に「タスク」を

落とし込んでいくのが

タスク管理の

１つ目のポイントです。

 

💡

 

－－－－－－－－－－－－－

①最小単位で

タスク管理をしている

－－－－－－－－－－－－－

 

例えば、

ＡさんとＢさんが

直属の部長に２週間後に

同じテーマで

プレゼンテーションをすることに

なったとしましょう。

 

😉

 

Ａさんは予定表に

来週月～金の間で

「プレゼンの準備をする」

と記載しました。

 

😉

 

Ｂさんは

来週、

月曜日ＡＭ：構想を練る

火曜日ＰＭ：題材集める

　　　（他部署Ｃさん打ち合わせ）

水曜日ＰＭ：下書き

木曜日ＡＭ：清書

金曜日ＰＭ：課長チェック

のように細かく落とし込みました。

 

😀

 

ＡさんとＢさんともに

期限は把握していますので、

無事プレゼンの本番までに

準備は完了するでしょう。

 

ですが、Ａさんのように

タスクが細分化されていないと

どうでしょう。

 

行き当たりばったりに

なりそうですし、

他のメンバーや上司の

予定も押さえていません。

 

予定通りに、いいプレゼン資料が

できるかどうか怪しいですね。

 

😐

 

その点Ｂさんは

タスクが細分化されていますし、

他人の予定も

おさえているようですので

ある程度安心ですね。

 

😉

 

実際にはもっともっと細かく

最小単位にまで

タスクが落とし込まれていれば

ベストです。

 

こういった個人レベルでの案件で

あれば、まだ多少の融通はききますが、

大きなプロジェクトともなれば

そうもいきません。

 

とにかく「最小単位でのリスト作り」

は非常に重要です。

 

💡

 

これをつくることで

タスクの前後関係もみえて

きますので、スムーズに事を

進めることができます。

 

😀

 

これができていないと

漏れや滞りが

生じてしまうのですよね。

 

そしてプランニングしたあとの

定点チェックと優先順位付けや

見直しも重要です。

 

😯

 

プランニングまでばっちりやっても

その後、チェックして実行したり、

状況に応じて見直しができていないと

意味がありません。

 

できれば毎朝、最低でも１日１回は

チェックすることが大事です。

 

😯

 

最近は、

どの業界でも

スピードが早いですし、

急な方針変更なども

よくあるでしょうから

臨機応変な対応力は不可欠です。

 

😮

 

自分のタスク管理についていえば、

過去の失敗した経験なども

ふまえながらベストの管理方法を

早急に確立しましょう。

 

今はツールも進化していますし、

便利なものもたくさんありますが、

使いこなせなければ意味が

ありません。

 

うまくできている人のマネも

いいですが、

自分が毎日欠かさずにできないような

やり方をマネしても

これもまた意味がないですね。

 

業務効率をあげ、

ミスを防止するために

最善の方法は何かを

自分の特性を見極めながら

考えてみましょう。

 

🙂

 

よくファイルの行方を捜すのに

相当な時間がかかっている人が

います。

 

フォルダの分け方や

ファイル名称の付け方を

変えるなど

保存ルールを見直すだけでも

かなりの時間ロス削減

が期待できますので、

工夫してみてください。

 

😉

 

－－－－－－－－－－－

②口頭でのタスク依頼

に関して

細心の注意を払っている

－－－－－－－－－－－

これが２点目のポイントです。

 

人にタスクを依頼したり、

されたりする中で

口頭で

済ましてしまっていることが

ある方は注意しましょう。

 

😐

 

口頭で依頼を受けた場合は

必ずメモをしてしっかり自分の

タスク管理の枠組みの中に

即取り込むことが必要です。

 

🙄

 

たとえば会議の場で

手帳以外の紙に

忘れないようにメモをしたが、

その紙を再度見ること自体を

忘れてたなんて話は

意外とある話です。

 

従って

依頼する側も受ける側も

口頭のみで依頼を完了させるのは

避けましょう。

 

😮

 

受け手であれば

依頼者にあとから

メール等の文書でも

必ず依頼をもらえるように

しっかり伝えること。

 

齟齬が生じる場合なども

ありますから、とにかく書面での

依頼を徹底です！

 

➡

 

あなたが依頼側の立場であれば、

正しいものを納品してもらうために

書面での依頼をパスしてはいけませんね。

 

細かいようですが、

こういった１つ１つの小さな取り組みが

後の大きなトラブルを未然に防ぐことに

なります。

 

自らの立場が上位者の方こそ

注意して取り組んでいただきたい

ところです。

 

😎

 

特に偉い方になると、

口頭で結構重要なことを部下に

お願いしがちですよね。

 

下のメンバーになればなるほど、

「あとからメールしてください」とも

言いづらかったりするのも現実として

ありますので・・・

 

😆

 

ここまではどちらかというと

”守り”の「タスク管理」でしたが、

最後は”攻め”です。

 

　－－－－－－－－－－－－－－

　③「緊急ではない重要なタスク」

　について後回しにせずに

　少しづつでも期限をつけて

　着手するようにする

　－－－－－－－－－－－－－

 

これが３点目のポイントです。

 

「緊急性」と「重要性」を

縦軸と横軸にとった

四象限のマトリックスを

皆様も一度は見たことは

あるかと思います。

 

➡

 

「緊急」で「重要」なタスクは

言われなくても皆やります。

 

大きなクレーム対応だったり、

締切が近づいている重要案件は

放っておいても皆やるんですよね。

 

😀

 

一方で、

今後の会社や自分の成長にとって

本来やっておくべき業務改革などの

非常に重要な案件があるとします。

 

ただ、喫緊で重要な案件も

ほかにあったりすると、

締切がせまっていないようなものは

重要であってもどうしても後回しに

なってしまいがちです。

 

🙁

 

多くの人は「手をつけなきゃなあ」

とは思っているんですが、

ほかにもやるべきこともたくさんあるし、

早帰りもしなくちゃいけない、

ような状況だと

なかなか着手できないんですね。

 

🙁

 

それでも急な割込至急案件がきたら

なんとかやれてしまったりする状況

だったりもします。

 

😐

 

ではどうしたらいいのか？

 

————————————

タスクを最小単位に分けて

自ら期限（締切）をつけ

少しずつでも着手する

————————————

ということをやるしかないですね。

 

😀

 

こういった重要案件は

少し大きめ規模のものが

多いでしょうから

どうしても後回しになりがちです。

 

それでもほかの喫緊の案件と同様に

まずはタスクを最小単位に分けて

直近のスケジュールの中に入れ込んで

動かしはじめるのです。

 

➡

 

本来やるべきこのタスクが

残ってしまうと、

自分も組織も成長しません。

 

裏を返せば、

業務改革、組織改革的なものであれば

早く実施することで

自らを楽にしたりすることも

あるわけです。

 

💡

 

ここまでの話の流れとは

少し論点は違いますが、

タスク管理のうえでは

「選択と集中」

ということも重要です。

これを最後に付け添えて

（＋α）とします。

 

========================

成果をあげるための秘訣を

一つだけ挙げるならば、

それは集中である。

 

成果をあげる人は、

最も重要なことから始め、

一度にひとつのことしかしない。

 

（オーストリア出身の経営学者　

ピーター・ドラッカー）

=========================

 

タスク管理のまとめです。

 

3点＋α

———————————

①最小単位で

タスク管理をしている

———————————

②口頭でのタスク依頼

に関して

細心の注意を払っている

———————————

③「緊急ではない重要なタスク」

について後回しにせずに

少しづつでも期限をつけて

着手するようにする

———————————

＋α：選択と集中

———————————-

 

😀

 

今回も最後までお読みいただき、

ありがとうございました。

 

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